Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

1.0 Introduction

En vertu de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi. Le rapport vise la période du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022.

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet de fournir un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents relevant des institutions gouvernementales telles que le BST.

La Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mandat consiste à promouvoir la sécurité du transport aérien, ferroviaire, maritime et pipelinier :

• en procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur des événements de transport sélectionnés afin d’en dégager les causes et les facteurs contributifs;
• en constatant les lacunes de sécurité mises en évidence par de tels événements;
• en faisant des recommandations sur les moyens d’éliminer ou de réduire ces lacunes;
• en publiant des rapports sur nos enquêtes et en présentant les conclusions qu’on en tire.

Le BST exerce ses activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l’information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l’AIPRP

Au cours de l’exercice 2021-2022, le directeur général des Services intégrés a assumé les responsabilités de coordonnateur de l’AIPRP. Le bureau de l’AIPRP comptait aussi quatre postes à temps plein, et a eu recours à de l’aide temporaire.

Le bureau de l’AIPRP traite, de façon centralisée, à la fois des demandes officielles présentées en vertu de la Loi et des demandes informelles, en plus de fournir des conseils fonctionnels et une orientation aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la communication de l’information et à la protection des renseignements personnels. De plus, les analystes de l’AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de discussions avec les demandeurs, les tiers, les employés du BST et les représentants du Commissariat à l’information (CIC).

La plupart des demandes d’accès à l’information reçues par le BST ont trait à des événements de transport. Ces demandes posent de nombreux défis pour le bureau de l’AIPRP du BST. Dans de nombreux cas, les requérants demandent une copie du dossier d’enquête complet. Selon la nature et la portée de l’enquête, il peut y avoir plusieurs milliers de documents, souvent complexes, dans un éventail de supports de données. Par exemple, un dossier d’enquête peut contenir des enregistrements de données, des enregistrements audio, des déclarations de témoins, des rapports de laboratoire et des documents d’un tiers, à savoir le transporteur et le fabricant de composants, des registres d’entretien pour les moteurs et des carnets de vol. Étant donné le volume des dossiers et des consultations nécessaires, le temps requis pour traiter de telles demandes est long. L’étape à laquelle l’enquête est rendue peut également avoir une incidence sur l’accès aux documents et le moment où des renseignements peuvent être communiqués conformément à la Loi.

Compte tenu du savoir-faire considérable exigé pour le traitement des demandes, la fonction d’AIPRP du BST est organisée de façon à ce que les analystes de l’AIPRP soient responsables d’examiner et de retrancher eux-mêmes tous les documents. Les analystes doivent donc demeurer au fait des activités relatives aux enquêtes pour chacun des modes de transport ainsi que de leurs activités particulières, et maintenir de bonnes relations de travail avec les enquêteurs et de nombreux intervenants.

3.0 Délégation de pouvoirs

Une délégation de pouvoirs a été établie, comme l’exige la Loi. Aux fins de la Loi sur l’accès à l’information, la personne «  responsable d’institution fédérale  », en vertu de l’article 3, est la présidente du BST. La présidente a délégué aux personnes occupant les postes d’avocate générale, d’administrateur en chef des opérations, de directeur général des Services intégrés et d’analyste principal de l’AIPRP les pouvoirs jugés nécessaires pour l’administration efficace de la Loi. Ces employés s’assurent que le BST s’acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoirs a été mise à jour en novembre 2019 et reste inchangée. Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs se trouve à l’annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes officielles

Quatre-vingt-treize (93) nouvelles demandes ont été reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en 2021-2022 et quarante et une (41) demandes ont été reportées de l’exercice précédent, ce qui porte le total des demandes actives à cent trente-quatre (134). De ce nombre, quatre-vingt-neuf (89) ont été traitées pendant la période visée par le rapport et quarante-cinq (45) ont été reportées au prochain exercice financier. Le tableau 1 indique l’évolution de la charge de travail au cours des dernières années.

Des quatre-vingt-neuf (89) demandes traitées pendant la période visée par le rapport, cinq (5) (6 %) d’entre elles ont donné lieu à une communication totale des renseignements demandés aux requérants. Les documents n’existaient pas dans le cas de vingt et une (21) (24 %) demandes, huit (8) (9 %) demandes ont été transférées à une autre institution, et cinq (5) (6 %) demandes ont été abandonnées par leur requérant à différents stades du processus. Les documents se rapportant à trente-huit (38) (42 %) demandes ont été communiqués partiellement sous réserve d’exceptions, et les documents pour douze (12) (13 %) demandes ont fait entièrement l’objet d’une exception.

Le tableau 2 ci-après illustre la répartition des exceptions et des exclusions exercées pendant la période visée par le rapport.

4.2 Clients

Comme le montre la figure 1, cinquante-neuf (59) nouvelles demandes provenaient d’entreprises ou de cabinets d’avocats qui représentaient des clients touchés ou concernés par des événements de transport. Quant aux autres demandes, dix-neuf (19) avaient été faites par des membres du public, huit (8) des médias, quatre (4) d’autres organismes et trois (3) de personnes du secteur universitaire.

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4.3 Traitement des demandes

Le nombre de nouvelles demandes reçues en 2021-2022 a augmenté de seize pour cent (16 %) par rapport à la période de rapport précédente, passant de quatre-vingts (80) à quatre-vingt-treize (93). Le nombre de demandes de la part d’entreprises a augmenté de quarante-six (46) à cinquante-neuf (59), tandis que le nombre des autres demandes formulées par d’autres demandeurs est demeuré relativement le même.

Le personnel du bureau de l’AIPRP fait tout en son pouvoir pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Il a réussi à traiter quatre-vingt-un pour cent (81 %) des demandes dans les délais prescrits par la Loi au cours de l’exercice 2021-2022. Quant aux demandes en cours, beaucoup d’entre elles comportent un grand nombre de documents, ce qui exige l’examen d’un volume important de pages et la détermination de consultations qui doivent être faites avant de traiter les demandes.

Le nombre d’employés affectés à l’AIPRP en 2021-2022 a légèrement augmenté de 0,5  équivalent temps plein (ETP) comparativement à 2020-2021, c’est-à-dire de 4,1 à 4,6 ETP. Le nombre de demandes traitées en 2021-2022 a augmenté de douze (12), ce qui donne un total de quatre-vingt-neuf (89), soit 16 % de plus qu’au cours de l’exercice 2020-2021. Le BST a répondu dans un délai de 30 jours ou moins dans cinquante-huit (58) cas ou 65 % des quatre-vingt-neuf (89) cas traités en 2021-2022, ce qui représente une légère baisse par rapport aux 70 % enregistrés en 2020-2021. Les délais de traitement des autres demandes figurent dans le tableau 3. Les délais ont été prorogés légalement en vertu de la Loi.

Le temps moyen pour traiter une demande pendant la période visée par le rapport, soit pendant l’exercice 2021-2022, est passé à cent quarante-quatre (144) jours civils par rapport à soixante-neuf (69) en 2020-2021 et à cent dix (110) en 2019-2020. Cela s’explique par le fait que le personnel du bureau de l’AIPRP a fermé plus de dossiers en retard cette année, et ils sont désormais comptabilisés comme étant des dossiers qui ont exigé plus de temps de traitement.

Pour 2021-2022, le bureau de l’AIPRP a achevé la recherche, la préparation et l’examen de 50 537 pages d’information, y compris des documents écrits, des photos et des enregistrements vidéo et audio (comparativement à 15 853 pages en 2020-2021, à 183 789 pages en 2019-2020, à 48 897 pages en 2018-2019 et à 43 187 pages en 2017-2018). Le bureau de l’AIPRP a assuré la reproduction et la diffusion de 18 573 pages d’information de tous formats (comparativement à 6025 pages d’information en 2020-2021, à 65 727 pages en 2019-2020, à 10 639 pages en 2018-2019 et à 20 165 pages en 2017-2018).

Le nombre de demandes actives toujours en traitement lors des périodes d’établissement de rapports précédentes, et reportées à la prochaine période d’établissement de rapport, est de quarante-cinq (45). De celles-ci, vingt-trois (23) étaient en attente depuis plus d’une période d’établissement de rapport. Cinq (5) d’entre elles ont été reçues en 2018-2019, six (6) en 2019-2020 et douze (12) en 2020-2021. Une ventilation est présentée dans le tableau 4.

Finalement, même si le bureau de l’AIPRP du BST a été touché de façon provisoire après la mi-mars 2020 en raison des fermetures des bureaux compte tenu de la pandémie, il a repris ses activités normales en 2021-2022 en utilisant pleinement des outils numériques.

5.0 Frais et coûts

Le BST a perçu des frais de 455 $ en 2021-2022 et a renoncé à 10 $ des frais de demande. Le BST se réserve le droit de renoncer à des frais de demande.

Le bureau de l’AIPRP a assumé des coûts de 313 928 $ pour faire appliquer la Loi en 2021-2022, soit un peu moins que les 317 057 $ en 2020-2021, les 357 001 $ en 2019-2020 et les 352 934 $ en 2018-2019. Ces coûts comprennent les salaires, les heures supplémentaires, les biens et services et les contrats de services professionnels pour le personnel d’aide temporaire, mais ne comprennent pas les dépenses assumées par d’autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi.

6.0 Autres demandes

Le bureau de l’AIPRP a reçu trente-trois (33) demandes de consultation d’autres ministères, agences et organismes en 2021-2022, comparativement à vingt et une (21) en 2020-2021, à vingt-sept (27) en 2019-2020 et à vingt et une (21) en 2018-2019. Cette augmentation s’explique par une augmentation globale du nombre de demandes dans l’ensemble des institutions fédérales, ce qui entraîne un plus grand nombre de consultations exigées de la part du bureau de l’AIPRP du BST. Au total, 1684 pages ont été traitées en 2021-2022 par rapport à 499 pages en 2020-2021, à 570 pages en 2019-2020, à 356 pages en 2018-2019 et à 1824 pages en 2017-2018. Une (1) consultation a été reportée à la période de rapport suivante.

Aucune demande informelle n’a été reçue en 2021-2022, comparativement à deux (2) en 2020-2021, à quatre (4) en 2019-2020 et à neuf (9) en 2018-2019. Ces chiffres ne comprennent pas les autres demandes de renseignements traitées directement par la Direction des communications, la Direction des services à l’appui des opérations et les autres secteurs du BST. De plus, le bureau de l’AIPRP du BST fournit des conseils et une orientation quant aux demandes internes d’AIPRP. La baisse du nombre de demandes informelles au cours des deux dernières périodes peut s’expliquer par la plus grande transparence à l’échelle du gouvernement et les efforts du BST pour rendre plus de données accessibles en ligne. Par exemple, un grand nombre de publications figurent déjà sur le site Web du BST, notamment les rapports d’enquête, les études de sécurité, les rapports statistiques, les données extraites des bases de données, les communiqués, les mises à jour sur les enquêtes et les rapports annuels, y compris les rapports au Parlement sur l’AIPRP.

7.0 Formation et sensibilisation

Le BST offre un programme d’orientation destiné aux nouveaux employés qui comprend une formation de sensibilisation à l’AIPRP. De plus, le BST a rendu obligatoires pour tous les membres du personnel des séances de formation complètes sur l’AIPRP données par le bureau de l’AIPRP. En 2021-2022, le personnel du bureau de l’AIPRP a donné cinq (5) séances de formation de deux (2) heures à trente-sept (37) employés par rapport à aucune en 2020-2021 et à une (1) en 2019-2020.

Compte tenu des responsabilités et des exigences en matière de connaissances du bureau de l’AIPRP du BST, la courbe d’apprentissage de ses employés est longue. Ainsi, une formation continue leur est offerte en cours d’emploi afin de s’assurer qu’ils possèdent des connaissances solides et à jour relativement aux exigences et aux procédures de l’AIPRP ainsi qu’aux activités du BST. Dans ce contexte, le personnel du bureau de l’AIPRP a participé à toutes les réunions de la communauté de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2021-2022. Ces réunions ont permis aux membres du personnel affectés à l’AIPRP d’obtenir des renseignements utiles sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la communauté de l’AIPRP, des mises à jour sur les plaintes et les affaires judiciaires récentes ainsi que des outils pour améliorer les normes de service dans le domaine. Enfin, le personnel de l’AIPRP du BST a participé au Symposium annuel de l’Association du Barreau canadien, qui portait sur les dernières tendances en matière d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

8.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Il n’y a pas eu de changement interne apporté aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures au cours de l’exercice 2021-2022.

9.0 Plaintes et enquêtes

La commissaire à l’information du Canada (CIC) a reçu cinq (5) nouvelles plaintes au cours de l’exercice 2021-2022 à propos du BST, et une (1) logée en 2020-2021 est toujours en traitement. Quatre (4) plaintes ont été réglées au cours de l’exercice 2021-2022.

Des cinq (5) nouvelles plaintes, une (1) reçue par le CIC en 2021-2022 alléguait que le BST n’avait pas répondu dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information. Quatre (4) des nouvelles plaintes sont relatives à l’application des exceptions par le BST. Ces cinq (5) plaintes sont en cours.

Quant aux quatre (4) plaintes qui ont été réglées lors de l’exercice 2021-2022, trois (3) ont été abandonnées. Après avoir été joints par le CIC, les trois (3) plaignants n’ont pas fourni de réponse au CIC qui a par la suite cessé d’enquêter. Enfin, dans un (1) cas, la plainte a été résolue et considérée comme fondée; des retards ont été causés par l’accès limité aux dossiers papier pendant la pandémie.

En ce qui concerne la seule plainte en suspens logée en 2020-2021, qui contestait les exemptions appliquées par le BST, elle fait toujours l’objet d’une enquête. Le BST continue de travailler de concert avec le CIC en ce qui concerne toutes les plaintes en suspens et en fera état dans son prochain rapport annuel sur l’accès à l’information. Le tableau 5 montre le nombre de plaintes actives en suspens depuis les périodes d’établissement de rapports précédentes, ventilées selon la période de déclaration au cours de laquelle elles ont été reçues.

10.0 Processus de suivi

Le BST surveille le temps de traitement des demandes d’accès à l’information au moyen de réunions bilatérales hebdomadaires entre le coordonnateur de l’AIPRP et l’analyste principal de l’AIPRP au cours desquelles l’état des demandes en cours est examiné. L’analyste principal de l’AIPRP rencontre régulièrement chaque analyste de l’AIPRP pour discuter du traitement des demandes en cours. Toute question importante, comme le besoin d’aide pour traiter une demande particulièrement complexe, est soulevée et discutée avec l’administrateur en chef des opérations de façon ponctuelle.

11.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l’annexe B.

Annexes

Annexe A – Arrêté de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : Bureau de la sécurité des transports du Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Sources des demandes

1.3 Mode de transmission des demandes

Partie 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode de transmission des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Partie 3 : Demandes à la commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Partie 4 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

* A.I. : Affaires internationales — Déf. : Défense du Canada — A.S. : Activités subversives

4.3 Exclusions

4.4 Support des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiqués en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres cas complexes

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomption de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 : Frais

Partie 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organismes

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organismes

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes

Partie 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Partie 10 : Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Partie 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts répartis

11.2 Ressources humaines