Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

Table des matières

Place du Centre
200, promenade du Portage
4e étage
Gatineau (Quebec)
KIA 1K8

Le 17 septembre 2020

L’honorable Dominic LeBlanc, C.P., député
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada et
ministre des Affaires intergouvernementales
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)  K1A 0A6

 

Monsieur le Ministre,

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi au cours de la période du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments distingués.

La présidente,

Document original signé par
Kathleen Fox

1.0 Introduction

En vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi. Le rapport vise la période du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d’accès à cette information.

La Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mandat consiste à promouvoir la sécurité du transport aérien, maritime, par pipeline et ferroviaire :

  • en procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur des événements de transport sélectionnés afin d’en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • en constatant les lacunes de la sécurité mises en évidence par de tels événements;
  • en faisant des recommandations sur les moyens d’éliminer ou de réduire ces lacunes;
  • en publiant des rapports sur nos enquêtes et en présentant les conclusions qu’on en tire.

Pour plus d’information sur le BST, consultez notre site Web au www.bst-tsb.gc.ca.

Le BST exerce ses activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l’information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du Bureau de l’AIPRP

Au cours de l’exercice 2019-2020, l’avocate générale avait la responsabilité du rôle de coordonnatrice de l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP comptait également quatre postes à temps plein, et avait recours à des experts-conseils.

Le Bureau de l’AIPRP gère les demandes faites conformément à la Loi et fournit des conseils et une orientation fonctionnelle aux gestionnaires et aux employés concernant la divulgation de l’information et la protection de la vie privée. En outre, les analystes de l’AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de réunions avec les demandeurs, le personnel du BST et les représentants du Commissariat à la protection de la vie privée.

3.0 Délégation de pouvoirs

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l’exige la loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la personne « responsable d’une institution fédérale », en vertu de l’article 3 de la Loi, est la présidente du BST. La présidente a délégué, aux personnes occupant les postes d’administrateur en chef des opérations, d’avocate générale, de directeur général des services intégrés et d’analyste principal de l’AIPRP, les pouvoirs jugés nécessaires pour l’administration efficace de la Loi. Ces employés s’assurent que le BST s’acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoirs a été mise à jour en 2019-2020 et est en vigueur depuis le 1er novembre 2019. Un exemplaire de l’ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à l’annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes de renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2019-2020, la période visée par le rapport, vingt-trois (23) demandes officielles de renseignements personnels ont été reçues, comparativement à vingt-six (26) en 2018-2019, et vingt-et-une (21) en 2017-2018. Les demandes de renseignements personnels proviennent principalement de pilotes de ligne canadiens soumettant une demande pour savoir s’ils sont nommés dans un événement qui a été signalé au BST. Certaines compagnies aériennes internationales demandent ces informations comme une exigence préalable à l’emploi.

Parmi les vingt-et-une (21) demandes fermées en 2019-2020, des documents ont été communiqués entièrement dans onze (11) cas, dans sept (7) cas les documents n’existaient pas et dans trois (3) cas, les demandes ont été abandonnées. Trois (3) demandes ont été reportées à l’exercice suivant.

Parmi les vingt-et-une (21) demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, dix-sept (17) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, quatre (4) dans un délai de 16 à 30 jours. Le délai moyen pour traiter une demande a été de huit (8) jours civils en 2019-2020, comparativement à une moyenne de dix-huit (18) jours civils au cours de l’exercice précédent.

Au cours de cette période, le Bureau de l’AIPRP a procédé à la recherche, la préparation et l’examen de vingt-deux (22) pages de renseignements et la reproduction et la communication de dix-huit (18) pages d’information. En comparaison, lors de l’exercice précédent, 1943 pages avaient été examinées et 429 pages avaient été divulguées. La variation du nombre de pages examinées d’un exercice à l’autre s’explique simplement par les différents types de demandes reçues.

La politique de transparence du BST prévoit la divulgation de renseignements aux employés sans qu’il leur soit nécessaire d’invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agents des ressources humaines et les membres du personnel de soutien traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels placés sous son contrôle. À cette fin, il s’assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions et qu’ils respectent le code des pratiques équitables en matière de renseignements prévu par la Loi.

Comme pour l’ensemble des institutions fédérales, la situation du nouveau coronavirus (la COVID-19) a eu des effets sur les activités du Bureau de l’AIPRP du BST à partir de la mi-mars 2020. Cependant, certains employés du Bureau de l’AIPRP du BST assuraient déjà son fonctionnement à distance de temps à autre, avant même le déclenchement de la pandémie et l’entrée en vigueur des mesures de santé publique pour contrer la propagation du virus. Malgré un ralentissement de la vitesse d’accès au réseau informatique, étant donné que l’ensemble des employés ait commencé à faire usage de l’accès à distance, des solutions ont été développées afin de réduire l’incidence de la situation sur le traitement des demandes relatives à l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP a pu maintenir son service et assurer le traitement efficace des demandes jusqu’à la fin de l’exercice 2019-2020.

4.2 Coûts

Au cours de l’exercice 2019-2020, le Bureau de l’AIPRP a assumé des coûts de 39 007 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels, comparativement à 48 071 $ pour la période 2018-2019. Ces coûts comprennent ceux des salaires, des heures supplémentaires, des biens et services ainsi que des contrats de service professionnels pour le personnel d’aide temporaire, mais ne comprennent pas les dépenses assumées par d’autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi.

5.0 Formation et éducation

Le BST offre un programme d’orientation destiné aux nouveaux employés qui inclut de la formation de sensibilisation à l’AIPRP. De plus, le BST a rendu obligatoires pour tous les membres du personnel les séances de formation approfondies sur l’AIPRP données par le Bureau de l’AIPRP. En 2019-2020, le Bureau de l’AIPRP a offert une (1) séance de formation à vingt-et-un (21) employés à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux, dans le cadre du programme d’orientation destiné aux nouveaux employés. Le Bureau de l’AIPRP offre aussi des avis et conseils sur demande à des employés individuellement, et à de petits groupes d’employés.

Compte tenu des responsabilités et des exigences en matière de connaissances du Bureau de l’AIPRP du BST, la courbe d’apprentissage de ses employés est longue. Le personnel de l’AIPRP reçoit une formation continue en cours d’emploi afin de s’assurer qu’il possède des connaissances solides et à jour relativement aux exigences et aux procédures de l’AIPRP ainsi qu’aux activités du BST. Dans ce contexte, le personnel du Bureau de l’AIPRP a participé à toutes les réunions de la communauté de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2019-2020. Ces réunions ont permis aux membres du personnel affecté à l’AIPRP d’obtenir de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la communauté de l’AIPRP, sur des plaintes et affaires judiciaires récentes, ainsi que sur des outils qui aideront à améliorer les normes de service dans leur domaine. De plus, des cours de mise à niveau sur l’AIPRP sont maintenant offerts par l’École de la fonction publique du Canada, et les membres du personnel affecté à l’AIPRP ont assisté à certains de ces cours.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Le BST n’a mis en application aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure quant à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.

7.0 Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été reçue au cours de 2019-2020.

8.0 Processus de suivi

Le BST surveille les délais pour traiter les demandes d’information sur la vie privée par l’intermédiaire de réunions hebdomadaires bilatérales entre la coordonnatrice de l’AIPRP et l’analyste principal de l’AIPRP, au cours desquelles l’état des demandes en cours est examiné. Toutes les questions importantes sont présentées à l’administrateur en chef des opérations selon les besoins du moment.

9.0 Cas d’atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par le présent rapport.

10.0 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le BST n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

11.0 Communications en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Au cours de l’exercice 2019-2020, le BST n’a communiqué aucun renseignement d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

12.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l’annexe B.

Annexes

Annexe A – Arrêté de délégation de pouvoirs

Le 1er novembre 2019

Délégation de pouvoir - Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et en tant que « responsable d'institution fédérale », la présidente du Bureau de la sécurité des transports du Canada délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés dans le tableau qui suit, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les pouvoirs spécifiés et l'autorité d'exercer les responsabilités et fonctions connexes de la présidente en qualité de responsable d'institution fédérale tel que décrits dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cet arrêté remplace celui daté du 5 janvier 2017.

Postes Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Présidente Tous les articles
Administrateur en chef des opérations Tous les articles
Avocate générale Tous les articles
Directeur général, Services intégrés Tous les articles
Analyste sénior de l'AIPRP Prorogations - Article 15

Document original signé par
Kathleen Fox

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau de la sécurité des transports du Canada

Période visée par le rapport : 2019-04-01 au 2020-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 23
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1
Total 24
Fermées pendant la période visée par le rapport 21
Reportées à la prochaine période de rapport 3

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 7 4 0 0 0 0 0 11
Communication partielle 0 0 0 1 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 7 0 0 0 0 0 0 7
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 17 4 0 0 0 0 0 21
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 0
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support de l’information divulguée
Papier Électronique Autres
0 11 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
22 18 14
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1000
pages traitées
1 001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 11 18 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 14 18 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2.6 Demandes fermées
2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi
  Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi 21
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) 100
Présomption de refus
2.7.1 Motifs du non-respect du délai prévu par la loi
Nombre de demandes fermées après le délai prévu par la loi Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
0 0 0 0 0
2.7.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Section 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

3.1 Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Section 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

4.1 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Nombre de demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement de l’institution
15a)(ii) Consultation 15b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour determiner les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
0 0 0 0 0 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution 15a)(ii) Consultation 15b)
Traduction ou cas de transfert
Examen approfondi nécessaire pour determiner les exceptions Grand nombre de pages Grand volume de demandes Les documents sont difficiles à obtenir Documents confidentiels du Cabinet (article 70) Externe Interne
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0
31 jours ou plus 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organismes
Demandes de consultation Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000
pages traitées
De 1001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-
quées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1000
pages traitées
De 1001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 8 : Plaintes et avis d’enquête reçus

8.1 Plaintes et avis d’enquête reçus
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Section 9 : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et fichiers de renseignements personnels

9.1 Avis d’ÉFVP traités
Nombre d’ÉFVP terminées 0
9.2 Fichiers de renseignements personnels
Fichiers de renseignements personnels Actifs Créés Supprimés Modifiés
0 0 0 0

Section 10 : Atteintes substantielles à la vie privée

Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 27 699 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 11 308 $
• Contrats de services professionnels 10 440 $
• Autres 868 $
Total 39 007 $
11.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,40
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,08
Étudiants 0,00
Total 0,48
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