Rapport annuel au Parlement sur l'application de la loi sur la protection des renseignements personnels 2016-2017

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Place du Centre
200, promenade du Portage
4e étage
Gatineau (Québec)
K1A 1K8

Le 9 juin 2017

L'honorable Karina Gould, C.P., députée
Ministre des Institutions démocratiques et
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Madame la ministre,

Conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l'application de la Loi au cours de la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2017.

Veuillez agréer, Madame la Ministre, l'expression de mes sentiments distingués.

Document original signé par
Kathleen Fox
Présidente

1.0 Introduction

En vertu de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l'application de la Loi. Le rapport vise la période du 1er avril 2016 au 31 mars 2017.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d'accès à cette information.

La Loi sur le Bureau canadien d'enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mandat consiste à promouvoir la sécurité du transport maritime, ferroviaire et aérien, ainsi que du transport par pipeline :

  • en procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur des événements de transport sélectionnés afin d'en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • en constatant les lacunes de la sécurité mises en évidence par de tels événements;
  • en faisant des recommandations sur les moyens d'éliminer ou de réduire ces lacunes; et
  • en publiant des rapports sur nos enquêtes et en présentant les conclusions qu'on en tire.

Pour plus d'information sur le BST, consultez www.bst-tsb.gc.ca.

Le BST exerce ses activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l’AIPRP

Au cours de 2016-2017, l'avocate générale avait la responsabilité du rôle de coordonnatrice de l'AIPRP. Le reste du Bureau de l'AIPRP comptait cinq postes à temps plein, un poste doté pour une période déterminée et un poste occasionnel.

Le Bureau de l'AIPRP gère les demandes faites conformément à la Loi et fournit des conseils et une orientation fonctionnelle aux gestionnaires et aux employés concernant la divulgation de l'information et la protection de la vie privée. En outre, les analystes de l'AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de réunions avec les demandeurs, le personnel du BST et les représentants du Commissariat à la protection de la vie privée.

3.0 Délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l'exige la Loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le « responsable d'institution fédérale », en vertu de l'article 3 de la Loi, est la présidente. La présidente a délégué, aux personnes occupant les postes d'administrateur en chef des opérations, d'avocate générale et d'analyste principal de l'AIPRP, les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration efficace de la Loi. Ces employés s'assurent que le BST s'acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoirs a été mise en jour en 2016-2017. Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à l'annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes de renseignements personnels

Au cours de 2016–2017, la période visée par le rapport, trente-deux (32) demandes officielles de renseignements personnels ont été reçues comparativement à quarante-six (46) en 2015-2016. Les demandes de renseignements personnels proviennent principalement de pilotes de ligne canadiens soumettant une demande pour savoir s'ils sont nommés dans un événement qui a été rapporté au BST. Certaines compagnies aériennes internationales demandent ces informations comme une exigence préalable à l'emploi.

Sur les trente-deux (32) demandes fermées en 2016-2017, des documents ont été communiqués entièrement à trente-et-une (31) demandes et une (1) demande a été abandonnée. Aucune demande n'a été reportée à l'exercice suivant.

Sur les trente-deux (32) demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, vingt-huit (28) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, et trois (3) dans un délai de 16 à 30 jours. Le délai moyen pour traiter une demande a été de 8,9 jours civils en 2016-2017, comparativement à une moyenne de 8,8 jours civils au cours de l'année précédente.

Au cours de cette période, le Bureau de l'AIPRP a procédé à la recherche, la préparation et l'examen de 40 pages de renseignements et la reproduction et la communication de 40 pages d'information. En comparaison, l'année dernière, 318 pages avaient été examinées et 148 pages divulguées. La variation du nombre de pages examinées d'une année à l'autre s'explique simplement par les différents types de demandes reçues.

La politique de transparence du BST prévoit la divulgation de renseignements aux employés sans qu'il ne leur soit nécessaire d'invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agents des ressources humaines et les membres du personnel de soutien traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels placés sous son contrôle. À cette fin, il s'assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l'exercice de leurs fonctions et qu'ils respectent le code des pratiques équitables en matière de renseignements prévu par la Loi.

4.2 Coûts

Au cours de 2015-2016, le Bureau de l'AIPRP avait engagé des coûts de 38 306 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels comparativement à 5 049 $ pour la période visée par le rapport de 2016-2017. Ces coûts incluent les salaires, les heures supplémentaires, les biens et services ainsi que les contrats de services professionnels pour le personnel d'aide temporaire, mais n'incluent pas les ressources engagées par d'autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi. La réduction des coûts découle de la baisse du nombre de documents examinés par rapport à la période de rapport précédente.

5.0 Formation et sensibilisation

Le BST offre un programme d'orientation destiné aux nouveaux employés, qui inclut de la formation de sensibilisation à l'AIPRP. De plus, le BST a rendu obligatoires pour tous les membres du personnel les séances de formation approfondies sur l'AIPRP données par le Bureau de l'AIPRP. En 2016–2017, le Bureau de l'AIPRP a offert douze (12) séances de formation distinctes à cent-dix-huit (118) employés à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux. En outre, deux (2) séances ont été offertes dans le cadre d'un programme d'orientation destiné aux nouveaux employés à dix-neuf (19) participants. Le Bureau de l'AIPRP continue également d'offrir des avis et conseils sur demande à des employés individuels et à de petits groupes d'employés.

Le personnel du Bureau de l'AIPRP a participé à deux (2) réunions de la communauté de l'AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces réunions de la communauté ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein du cercle de l'AIPRP, sur des plaintes et des cas récents en instance et sur des outils qui aideront à améliorer les normes de service dans leur domaine. De plus, un spécialiste externe sur la Loi a communiqué sa grande expérience de l'application d'exceptions et d'exclusions dans le contexte du BST.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Le BST n'a mis en application aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure quant à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport.

7.0 Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n'a été reçue au cours de 2016-2017.

8.0 Processus de suivi

Le BST surveille les délais pour traiter les demandes d'accès à l'information, par l'intermédiaire de réunions hebdomadaires bilatérales entre l'avocate générale (coordonnatrice de l'AIPRP) et l'analyste principal de l'AIPRP au cours desquelles l'état des demandes en cours est examiné. Toutes les questions importantes sont présentées à l'administrateur en chef des opérations selon les besoins du moment.

9.0 Cas d’atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d'atteinte substantielle à la vie privée n'a eu lieu au cours de la période visée par le rapport.

10.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le BST n'a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au cours de la période visée par le rapport.

11.0 Divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Au cours de l'exercice 2016-2017, le BST a fait une communication de renseignements d'intérêt public en vertu de l'alinéa 8(2)(m)(i). Le BST a avisé le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada de cette communication, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

12.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l'annexe B.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir

Le 5 janvier 2017

Délégation de pouvoir - Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et en tant que « responsable d'institution fédérale », la présidente du Bureau de la sécurité des transports du Canada délègue par la présente aux titulaires des postes mentionnés dans le tableau qui suit, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les pouvoirs spécifiés et l'autorité d'exercer les responsabilités et fonctions connexes de la présidente en qualité de responsable d'institution fédérale tel que décrits dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette arrêté remplace celui daté du 1er juin 2015.

Postes Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Présidente Tous les articles
Administrateur en chef des opérations Tous les articles
Avocate générale Tous les articles
Analyste sénior de l'AIPRP Article 15 - prorogations

Document original signé par
Kathleen Fox
Présidente

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Bureau de la sécurité des transports du Canada

Période d’établissement de rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 32
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 32
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 32
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 28 3 0 0 0 0 0 31
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 29 3 0 0 0 0 0 32

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 3
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 31 0
Communication partielle 0 0 0
Total 0 31 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 40 40 31
Communication partielle 0 0 0
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 40 40 32
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 31 40 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 32 40 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes closed past the statuàry deadline Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 days 0 0 0
16 à 30 days 0 0 0
31 à 60 days 0 0 0
61 à 120 days 0 0 0
121 à 180 days 0 0 0
181 à 365 days 0 0 0
Plus de 365 jours days 0   0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0
Partie 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Paragraphe 8(5) Total
0 1 0 1
Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandess
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogationsn 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 days 0 0 0 0
16 à 30 days 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre of days Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privée
Nombre of days Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 8 - Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées : 0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 4 825 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 224 $
   • Contrats de services professionnels 0 $  
   • Autres 224 $  
Total 5 049 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,01
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,01