Rapport annuel au Parlement sur l'application de la loi sur la protection des renseignements personnels 2015-2016

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Place du Centre
200, promenade du Portage
4e étage
Gatineau (Québec)
K1A 1K8

Le 15 juin 2016

L’honorable Dominic LeBlanc, C.P., député
Leader du gouvernement à la Chambre des communes
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Monsieur le Ministre,

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi au cours de la période du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, mes salutations distinguées.

Document original signé par
Kathleen Fox
Présidente

1.0 Introduction

En vertu de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l'application de la Loi. Le rapport vise la période du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d'accès à cette information.

La Loi sur le Bureau canadien d'enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mandat consiste à promouvoir la sécurité du transport maritime, ferroviaire et aérien, ainsi que du transport par pipeline en :

  • procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur les événements de transport choisis, afin d'en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • constatant les lacunes de sécurité mises en évidence par de tels événements;
  • faisant des recommandations sur les moyens d'éliminer ou de réduire ces lacunes;
  • publiant des rapports rendant compte de ses enquêtes et présentant les conclusions qu'il en tire.

Pour plus d'information sur le BST, consultez www.bst-tsb.gc.ca.

Le BST exerce ses activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l’AIPRP

Durant l'année 2015-2016, l'avocate générale a assumé la responsabilité du rôle de coordonnatrice de l'AIPRP. Le reste du bureau de l'AIPRP consiste en cinq postes à temps plein et un poste doté pour une période déterminée.

Le Bureau de l'AIPRP gère les demandes faites conformément à la Loi et fournit des conseils et une orientation fonctionnelle aux gestionnaires et aux employés concernant la divulgation de l'information et la protection de la vie privée. En outre, les analystes de l'AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de discussions avec les demandeurs, le personnel du BST et les membres du personnel du Commissariat à la protection de la vie privée.

3.0 Délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l'exige la Loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le « responsable d'institution fédérale », en vertu de l'article 3 de la Loi, est la présidente. La présidente a délégué, aux personnes occupant les postes d'administrateur en chef des opérations et d'avocate générale les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration efficace de la Loi. Ces employés s'assurent que le BST s'acquitte de àutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoir a été mise à jour en 2015–2016. Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l'annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes de renseignements personnels

En 2015-2016, le BST a reçu quarante-six (46) demandes officielles de renseignements personnels par comparaison avec quarante-quatre (44) demandes reçues en 2014-2015. Une (1) demande a été reportée de 2014-2015 à 2015-2016. Les demandes d'accès à des renseignements personnels proviennent principalement de pilotes de ligne canadiens soumettant une demande pour savoir s'ils sont nommés dans un événement qui a été rapporté au BST. Certaines compagnies aériennes internationales demandent ces informations comme une exigence préalable à l'emploi.

Parmi les quarante-sept (47) demandes achevées en 2015-2016, quarante-quatre (44) ont donné lieu à une divulgation complète des renseignements demandés, alors que, dans le cas de trois (3) demandes, il y a eu communication partielle de l'information. Aucune (0) demande n'a été reportée au prochain exercice.

Parmi les quarante-sept (47) demandes achevées pendant la période visée, quarante (40) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, cinq (5) ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours, une (1) a été traitée dans un délai de 31 à 60 jours, et une (1) a été traitée dans un délai de 61 à 120 jours. Le délai moyen pour traiter une demande a été de 8,8 jours civils en 2015-2016, comparativement à une moyenne de 16,1 jours civils au cours de l'exercice précédent.

Au cours de cette période, le bureau de l'AIPRP a procédé à la recherche, la préparation et l'examen de 318 pages de renseignements et la reproduction et la divulgation de 148 pages d'information. En comparaison, l'année dernière, 1 672 pages avaient été examinées et 810 pages divulguées. La variation du nombre de pages examinées d'une année à l'autre s'explique simplement par les différents types de demandes reçus.

La politique de transparence du BST prévoit la divulgation de renseignements aux employés sans qu'il ne leur soit nécessaire d'invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agents des ressources humaines et les membres du personnel de soutien traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels placés sous son contrôle. À cette fin, il s'assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l'exercice de leurs fonctions et qu'ils respectent le code des pratiques équitables en matière de renseignements prévu par la loi.

4.2 Coûts

Au cours de 2015-2016, le bureau de l'AIPRP a dépensé 38 306 $ pour l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces coûts incluent les salaires, les heures supplémentaires, les biens et services ainsi que les marchés de services professionnels pour le personnel d'aide temporaire mais n'incluent pas les ressources engagées par d'autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi.

5.0 Formation et sensibilisation

Le BST offre un programme d'orientation destiné aux nouveaux employés, qui inclut de la formation de sensibilisation à l'AIPRP. En plus, le BST a rendu obligaàires pour àus les membres du personnel des séances de formation approfondies sur l'AIPRP données par le Bureau de l'AIPRP. Au cours de l'année 2015-2016, le Bureau de l'AIPRP a fourni deux (2) séances de formation aux membres du personnel à l'administration centrale, et deux séances dans ses bureaux régionaux. D'autres séances sont prévues pour 2016-2017 afin de s'assurer que àus les employés soient formés. Le bureau de l'AIPRP continue aussi d'offrir des avis et conseils sur demande, auprès d'individus et de petits groupes d'employés.

Par ailleurs, les membres du personnel du bureau de l'AIPRP ont participé au cours de l'année à divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l'AIPRP, sur des plaintes et des cas récents en instance et sur des outils qui aideront à améliorer les normes de service dans leur domaine.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Le BST n’a mis en application aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure quant à la protection des renseignements personnels durant la période de rapport.

7.0 Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été reçue pendant 2015 2016.

8.0 Processus de suivi

Le BST surveille les délais pour traiter les demandes de renseignements personnels, par la tenue de réunions bihebdomadaires entre l’avocate générale (la coordonnatrice de l’AIPRP) et l’analyste principal de l’AIPRP, au cours desquelles l’état des demandes en cours est examiné. Toutes les questions importantes sont soulevées à l’administrateur en chef des opérations sur une base ad hoc au besoin.

9.0 Cas d’atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par le présent rapport.

10.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le BST n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au cours de la période visée par le présent rapport.

11.0 Divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Aucun renseignement n’a été divulgué en vertu de l’alinéa (8)(2)m) au cours de la période visée par le présent rapport.

12.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l’annexe B.

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir

1 juin 2015

Délégation de pouvoir - Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et en tant que « responsable d'institution fédérale », la Présidente délègue les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration des programmes aux personnes qui occupent les postes d'Administrateur en chef des opérations et d'Avocat général ou aux personnes occupant à titre temporaire ces postes désignés.

Document original signé par
Kathleen Fox
Présidente

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Bureau de la sécurité des transports du Canada

Période d’établissement de rapport : 2015-04-01 au 2016-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 46
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 1
Total 47
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 47
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 40 4 0 0 0 0 0 44
Communication partielle 0 1 1 1 0 0 0 3
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 40 5 1 1 0 0 0 47

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 3
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1 43 0
Communication partielle 0 3 0
Total 1 46 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 102 102 44
Communication partielle 216 46 3
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 318 148 47
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 44 102 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 28 1 18 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 46 130 1 18 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 0 0 0 2
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 2 0 0 0 2

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes closed past the statuàry deadline Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
2 0 0 2 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 days 1 0 1
16 à 30 days 0 0 0
31 à 60 days 1 0 1
61 à 120 days 0 0 0
121 à 180 days 0 0 0
181 à 365 days 0 0 0
Plus de 365 jours days 0   0
Total 2 0 2
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0
Partie 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0
Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandess
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogationsn 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 days 0 0 0 0
16 à 30 days 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre of days Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privée
Nombre of days Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 8 - Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées : 0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $36,105
Heures supplémentaires $0
Biens et services $2,201
   • Contrats de services professionnels $0  
   • Autres $2,201  
Total $38,306
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 0.55
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d’agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 0.55