Rapport annuel au parlement sur l'application de la loi sur la protection des renseignements personnels 2012-2013

Place du Centre
200, promenade du Portage
4e étage
Gatineau (Québec)
K1A 1K8

L’honorable Peter Van Loan, C.P., député
Leader du gouvernement à la Chambre des communes
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Monsieur le Ministre,

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi au cours de la période allant du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, mes salutations distinguées.

Wendy A. Tadros


1.0 Introduction

En vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi. Le rapport vise la période  du 1er avril 2012 au 31 mars 2013.

La Loi sur la protection des renseignements personnelsa pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d’accès à cette information.

La Loi sur le Bureau canadien denquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mission consiste à promouvoir la sécurité du transport maritime, ferroviaire et aérien, ainsi que du transport par pipeline en :

  • procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur les événements de transport choisis, afin d’en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • constatant les lacunes de sécurité mises en évidence par de tels événements;
  • faisant des recommandations sur les moyens d’éliminer ou de réduire ces lacunes;
  • publiant des rapports rendant compte de ses enquêtes et présentant les conclusions qu’il en tire.

Pour plus d’information sur le BST, consultez www.bst-tsb.gc.ca.

Le BST exerce ses activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l’information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l’AIPRP

Le bureau de l’AIPRP du BST fait partie intégrante de la Division de la gestion de l’information, au sein de la Direction générale des Services intégrés. Cela permet d’assurer l’intégration efficace des exigences relatives à l’AIPRP dans la planification, l’élaboration de politiques, les systèmes et pratiques de gestion des documents ainsi que les activités de formation et de sensibilisation en matière de gestion de l’information. Le bureau est composé de quatre employés permanents à temps complet et d’une employée à temps partiel : le coordonnateur, qui assume aussi les fonctions de gestionnaire de l’information et consacre environ la moitié de son temps à l’AIPRP, trois analystes, ainsi qu’un adjoint au soutien administratif du programme.

Le bureau de l’AIPRP traite les demandes présentées en vertu de la Loi et fournit une orientation fonctionnelle et des lignes directrices aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la divulgation de l’information et à la protection des renseignements personnels. En outre, les analystes de l’AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de discussions avec les demandeurs, le personnel du BST et le personnel du Commissariat à la protection de la vie privée.

3.0 Délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l’exige la Loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le « responsable d’institution fédérale », en vertu de l’article 3 de la Loi, est la présidente. Elle a délégué à l’administrateur en chef des opérations ainsi qu’à la directrice générale des services intégrés et au gestionnaire de la division de la gestion de l’information les pouvoirs jugés nécessaires pour l’administration efficace de la Loi. Ces trois personnes s’assurent que le BST s’acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme.

Un exemplaire de l’ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l’annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes de renseignements personnels

Au cours de la période visée, le BST a reçu dix-neuf (19) demandes officielles de renseignements personnels, et deux (2) demandes étaient reportées de l’année 2011-12, pour un total de 21 demandes actives.  Vingt-deux (22) demandes avaient été reçues au cours de l’exercice précédent, soit une diminution de 14%. Des vingt et une (21) demandes complétées en 2012-13, neuf (9) ont donné lieu à une divulgation complète des renseignements demandés, alors que, dans le cas de cinq (5) demandes, il y a eu communication partielle de l’information. Les documents n’existaient pas dans le cas de quatre (4) demandes, alors que trois (3) demandes ont été abandonnées par les requérants. Aucune demande n’a été reportée à l’exercice 2013–14.

Sur les vingt-et-une (21) demandes complétées pendant la période visée, onze (11) ont été terminées dans le délai de 30 jours. Un délai de 31 à 60 jours a été nécessaire pour huit (8) demandes, alors qu’il a fallu un délai de 61 à 120 jours pour compléter deux (2) demandes. Le délai moyen pour traiter une demande a été de 34,6 jours civils en 2012-13, comparativement à une moyenne de 29,6 jours civils au cours de l’exercice précédent.

Au cours de cette période, le bureau de l’AIPRP a procédé à la recherche, la préparation et l’examen de 8 275 pages de renseignements et la reproduction et la divulgation de 1 533 pages d’information. Par comparaison, l’année dernière 2 357 pages avaient été examinées et 1 681 pages divulguées. Globalement, le nombre de pages examinées en 2012-13 représente un accroissement de la charge de travail de plus de 250%, comparée à celle de la période de rapport précédente.

La politique de transparence du BST prévoit la divulgation de renseignements aux employés sans qu’il ne leur soit nécessaire d’invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agents des ressources humaines et le personnel de soutien traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles.

Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels placés sous son contrôle. À cette fin, il s’assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions et qu’ils respectent le code des pratiques équitables en matière de renseignements que prévoit la Loi.

4.2 Coûts

En 2012–13, le bureau de l’AIPRP a dépensé 24 447 $ pour l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces coûts incluent les salaires, le temps supplémentaire, les biens et services ainsi que les marchés de services professionnels pour le personnel d’aide temporaire mais n’incluent pas les ressources engagées par d’autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi.

5.0 Formation et sensibilisation

En ce qui concerne les activités de formation interne, le BST offre un programme d’orientation destiné aux nouveaux employés. Au cours de l’années 2012-13, le bureau de l’AIPRP a préparé et présenté deux (2) séances de sensibilisation bilingues en matière AIPRP à vingt-un (21) employés provenant du bureau chef et de trois bureaux régionaux. Le bureau de l’AIPRP offre aussi avis et conseils sur demande, auprès d’individus et de petits groupes d’employés sur une base informelle.

D’autre part, les membres du personnel du bureau de l’AIPRP ont participé à l’atelier annuel de l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pendant l’exercice financier, ainsi qu’à divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l’AIPRP de recevoir de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l’AIPRP, sur des plaintes et de cas récents en instance et sur des outils qui aideront à améliorer les normes de service dans leur domaine.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Le BST n’a mis en application aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure quant à la protection des renseignements personnels durant la période de rapport.

7.0 Plaintes et enquêtes

Une plainte a été reçue du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) au cours de la période visée par le présent rapport. Le plaignant allègue que le BST a contrevenu aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels en matière d'utilisation et de divulgation relativement à de l'information partagée dans le cadre d'une vérification des références. Le BST a présenté ses observations au CPVP et est en attente des conclusions de l’enquête du CPVC.

8.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le BST n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.

9.0 Divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Aucun renseignement n’a été divulgué en vertu de l’alinéa (8)(2)m) au cours de la période visée par le présent rapport.

10.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l’annexe B.

Annexes

Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir

DÉLÉGATION DE POUVOIR

Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et en tant que « responsable d'institution fédérale », la Présidente délègue les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration des programmes aux personnes qui occupent les postes d'Administrateur en chef des opérations, le directeur général des Services intégrés et de gestionnaire de la Division de la gestion de l'information ou aux personnes occupant à titre temporaire ces postes désignés.

Wendy A. Tadros
Présidente

Date:

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistiques sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Bureau de la sécurité des transports du Canada
Période visée par le rapport : 2012-04-01 au 2013-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 19
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 2
Total 21
Fermées pendant la période visée par le rapport 21
Reportées à la prochaine période de rapport 0

PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport


2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 1 5 0 0 0 0 9
Communication partielle 0 0 3 2 0 0 0 5
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 3 1 0 0 0 0 0 4
Demande abandonnée 1 2 0 0 0 0 0 3
Total 7 4 8 2 0 0 0 21
2.2 Exceptions
Article Nombre dedemandes
18(2) 0
22(1)a)(i) 0
23a) 0
19(1)a) 0
22(1)a)(ii) 1
23b) 0
19(1)b) 0
22(1)a)(iii) 0
24a) 0
19(1)c) 1
22(1)b) 0
24b) 0
19(1)d) 0
22(1)c) 0
25 0
19(1)e) 0
22(2) 0
26 5
19(1)f) 0
22.1 0
27 0
20 0
22.2 0
28 0
21 0
22.3 0
2.3 Exclusions
Article Nombre dedemandes
69(1)a) 0
70(1)a) 0
70(1)d) 0
69(1)b) 0
70(1)b) 0
70(1)e) 0
69.1 0
70(1)c) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 9 0 0
Communication partielle 4 1 0
Total 13 1 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 3079 322 9
Communication partielle 5196 1211 5
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 3
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 4 4 3 93 1 23 1 202 0 0
Communication partielle 0 0 1 143 2 805 2 263 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 7 4 4 236 3 828 3 465 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 5 5
Communication partielle 1 0 0 4 5
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 9 10

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
3 2 0 1 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 2 2
16 à 30 jours 1 0 1
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 1 2 3
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
0 0 0

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

  Nombre
Demandes de correction reçues 0
Demandes de correction acceptées 0
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

PARTIE 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autre
Communication totale 5 0 0 0
Communication partielle 4 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 9 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autre
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 9 0 0 0
Total 9 0 0 0

PARTIE 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales and organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délais de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandations Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

PARTIE 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $ 12 616,00
Heures supplémentaires $ 0,00
Biens et services $ 11 831,00
Marchés pour les EFRVP $ 0,00  
archés de services professionnels $ 9 371,00  
Autres $ 2 460,00  
Total $ 24 447,00
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 0,00 0,19 0,19
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00 0,00 0,00
Employés régionaux 0,00 0,00 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00 0,05 0,05
Étudiants 0,00 0,00 0,00
Total 0,00 0,24 0,24

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels – 2012-13

Annexe A
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) complétées
Institution Nombre d'ÉFVP complétées
Bureau de la sécurité des transports du Canada Aucune