Rapport annuel au parlement sur l'application de la loi sur l'access à l'information 2011-2012

Place du Centre
200, promenade du Portage
4e étage
Gatineau (Québec)
K1A 1K8

L'honorable Peter Penashue, C.P., député
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Monsieur le Ministre,

Conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l'application de la Loi au cours de la période allant du 1er avril 2011 au 31 mars 2012.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, mes salutations distinguées.

Wendy A. Tadros

©   Ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux 2012
No de cat. TU1-4/1-2012F


Table des matières

1.0 Introduction

En vertu de l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l'application de la Loi. Le rapport vise la période  du 1er avril 2011 au 31 mars 2012.

La Loi sur l'accès à l'information a pour objet de fournir un droit d'accès à l'information aux dossiers sous le contrôle des institutions gouvernementales telles que le BST.

La Loi sur le Bureau canadien d'enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mission consiste à promouvoir la sécurité du transport maritime, ferroviaire et aérien, ainsi que du transport par pipeline en :

  • procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur les événements de transport choisis, afin d'en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • constatant les lacunes de sécurité mises en évidence par de tels événements;
  • faisant des recommandations sur les moyens d'éliminer ou de réduire ces lacunes;
  • publiant des rapports rendant compte de ses enquêtes et présentant les conclusions qu'il en tire.

Le BST exerce ses activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l'AIPRP

Le bureau de l'AIPRP du BST fait partie intégrante de la Division de la gestion de l'information, au sein de la Direction générale des Services intégrés. Cela permet d'assurer l'intégration efficace des exigences relatives à l'AIPRP dans la planification, l'élaboration de politiques, les systèmes et pratiques de gestion des documents ainsi que les activités de formation et de sensibilisation en matière de gestion de l'information. Le bureau est composé de quatre employés permanents à temps complet : le coordonnateur, qui assume aussi les fonctions de gestionnaire de l'information et consacre environ la moitié de son temps à l'AIPRP, deux analystes, ainsi qu'un adjoint au soutien administratif du programme.

Le bureau de l'AIPRP traite à la fois des demandes officielles faites en vertu de la Loi et des demandes officieuses, en plus de fournir une orientation fonctionnelle et des lignes directrices aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la divulgation de l'information et à la protection des renseignements personnels. En outre, les analystes de l'AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de discussions avec les demandeurs, le personnel du BST et le personnel du Commissariat à l'information.

La majorité des demandes d'accès à l'information reçues par le BST ont trait à des événements de transport. De telles demandes posent de nombreux défis au bureau de l'AIPRP du BST. Par exemple, dans de nombreux cas, les requérants demandent un exemplaire complet du dossier d'enquête. Selon la nature et la portée de l'enquête, il pourrait y avoir des milliers de documents souvent complexes dans une variété de supports de données. En outre, l'étape à laquelle l'enquête est rendue peut avoir une incidence sur la disponibilité des documents; par exemple, tôt dans l'enquête lorsque les enquêteurs sont encore sur les lieux de l'accident à recueillir des renseignements. L'étape à laquelle l'enquête est rendue a également une incidence sur le moment où certains renseignements peuvent être divulgués conformément à la Loi. Compte tenu du niveau élevé d'expertise nécessaire pour traiter les demandes, la fonction d'AIPRP du BST est organisée de façon à ce que les analystes de l'AIPRP soient responsables d'examiner et de retrancher eux-mêmes tous les documents. Les analystes doivent donc établir et maintenir de bonnes relations de travail avec le BPR pour le traitement de chaque demande, tout en demeurant au fait des opérations relatives aux enquêtes pour chacun des modes de transport ainsi que de leurs activités particulières.

3.0 Délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l'exige la Loi. Aux fins de la Loi sur l'accès à l'information, le « responsable d'institution fédérale », en vertu de l'article 3 de la Loi, est la présidente. Elle a délégué à l'administrateur en chef des opérations ainsi qu'à la directrice générale des services intégrés et au gestionnaire de la division de la gestion de l'information les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration efficace de la Loi. Ces trois personnes s'assurent que le BST s'acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme.

Une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l'annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes officielles

En 2011–12, le BST a reçu soixante-quatre (64) nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. À ce nombre s'ajoutent vingt-huit (28) demandes qui avaient été reportées de l'exercice précédent, pour un total de quatre-vingt-douze (92) demandes actives. De ce nombre, cinquante-cinq (55) demandes ont été traitées pendant la période visée par le présent rapport et trente-sept (37) demandes ont été reportées à l'exercice 2012–13.

Sur les cinquante-cinq (55) demandes fermées en 2011–12, huit (8) d'entre elles ont donné lieu à une divulgation complète des renseignements demandés, alors que, dans le cas de trente-deux (32) demandes, il y a eu communication partielle de l'information sous réserve d'exemptions en vertu des sous-alinéas13(1)a), 16(1)c), du paragraphe 19(1), des alinéas 20(1)a), b), c) et d), de l'alinéa 21(1)a) et b), ainsi que de l'article 24(1) de la Loi. Quatre (4) demandes ont fait l'objet d'une exemption complète. Les documents n'existaient pas dans le cas de trois (3) demandes, alors que huit (8) demandes ont été abandonnées par leur requérant. Aucune demande n'a été transférée à un autre ministère fédéral.

4.2 Clients

La majorité des nouvelles demandes, trente-trois (33), ont été formulées par des entreprises et des cabinets d'avocats représentant des clients touchés par des événements de transport. Le BST a reçu douze (12) demandes des médias, dix-sept (17) provenant de membres du public et deux (2) demandes d'autres organismes.

4.3 Processus de traitement des demandes

En 2011-12, le bureau de l'AIPRP a reçu huit (8) nouvelles demandes de moins qu'au cours de l'exercice 2010–11, soit une diminution de 11 %. Comparativement à 2010–11, le bureau a complété neuf (9) demandes de moins en 2011-12 soit une diminution de 14 %.

Le bureau de l'AIPRP fait tout son possible pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Toutefois, un grand nombre des demandes reçues par le BST exige l'examen d'un volume élevé de documents et ont aussi trait à des renseignements relatifs à des tiers, ce qui exige une consultation auprès de ces tiers avant que l'information puisse être divulguée. En outre, le bureau de l'AIPRP a dû faire face à des défis organisationnels au cours des deux dernières années  suite à des changements de personnel. Au cours de de l'année 2011-12, le BST a dû aussi  faire appel à du personnel temporaire  afin de réduire l'arrérage des demandes en suspens de l'année antérieure. Le recours à du personnel d'aide temporaire et l'arrivée en poste d'une nouvelle analyste de l'AIPRP a requis une formation interne considérable et a nécessité la mise en œuvre de mécanismes de contrôle de qualité  importants pour assurer un traitement adéquat et uniforme des demandes. Ces mesures ont eu comme conséquence de réduire significativement la productivité du bureau de l'AIPRP, compte tenu de la courbe d'apprentissage associée aux opérations du BST.

Sur les cinquante-cinq (55) demandes traitées pendant la période visée, dix-sept (17) ont été terminées dans le délai de 30 jours. Un délai de 31 à 60 jours a été nécessaire pour six (6) demandes, neuf (9) ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours, alors qu'il a fallu entre 121 et 180 jours pour traiter six (6) demandes, entre 181 et 365 pour compléter cinq (5) demandes et finalement, dans douze (12) cas il a fallu plus de 365 jours pour compléter les demandes. Le délai moyen pour traiter une demande a été de 164,8 jours civils en 2011-12, comparativement à 86,8 jours civils au cours de l'exercice précédent. Ce délai de traitement s'explique principalement par le nombre relativement élevé de demandes complexes, soit vingt-huit (28), provenant d'exercices antérieurs et qui ont été complétées en 2011-12.

Au cours de cette période, le bureau de l'AIPRP a procédé à la recherche, la préparation et l'examen de 61 483 pages de renseignements et la reproduction et la divulgation de 23 902 pages d'information, y compris la reproduction de photographies, de bandes vidéo et de disques CD‑ROM contenant des photographies. Par comparaison, l'année dernière, 73 830 pages avaient été examinées et 56 064 pages divulguées.

4.4 Frais et coûts

Selon sa politique de perception de frais pour l'AIPRP mise en œuvre le 1er janvier 2001, le BST a perçu des frais de 280 $ en 2011–12. Le BST conserve le droit de renoncer à percevoir les frais, et la décision de réduire les frais ou d'y renoncer est prise au cas par cas en se fondant sur les critères énoncés dans sa politique. De même, à l'instar de la plupart des ministères, le BST annule les frais, sauf les frais de demande, si le montant à payer est inférieur à 25 $.

En 2011–12, le bureau de l'AIPRP a dépensé 388 485 $ pour l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Ces coûts incluent les salaires, le temps supplémentaire, les biens et services ainsi que les marchés de services professionnels pour le personnel d'aide temporaire mais n'incluent pas les ressources engagées par d'autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi.

4.5 Autres demandes

En 2011–12, le bureau de l'AIRP a reçu seize (16) demandes de consultation d'autres ministères et concernant des dossiers du BST, alors qu'il en avait reçu vingt-six (26) lors de l'exercice précédent.

Pendant cette période, cent quatre (104) demandes officieuses ont été reçues, comparativement à cent vingt-neuf (129) l'année dernière. Le bureau de l'AIPRP a examiné 13 747 pages de renseignements et a divulgué 12 441 pages aux demandeurs, comparativement à 11 910 pages examinées et 11 826 pages divulguées en 2010-11. Ces chiffres ne comprennent pas les autres demandes traitées directement par la Direction des communications, le groupe de la macro-analyse de la Direction des services à l'appui des opérations, et les autres secteurs du BST, que ce soit au sein de l'Administration centrale ou dans les bureaux régionaux.

En outre, un grand nombre des publications sont accessibles sur le site Web du BST, notamment les rapports d'enquête, les études de sécurité, les rapports statistiques, les communiqués, les points sur l'enquête et les rapports annuels, y compris les rapports sur l'AIPRP.

5.0 Formation et sensibilisation

Compte tenu  des responsabilités et des exigences en matière de connaissances du bureau de l'AIPRP du BST, la courbe d'apprentissage de ses employés est longue. Le personnel de l'AIPRP reçoit une formation continue en cours d'emploi afin de s'assurer qu'il possède des connaissances solides et à jour relativement aux exigences et aux procédures de l'AIPRP ainsi qu'aux activités du BST.

En ce qui concerne les activités de formation à l'externe, le personnel du bureau de l'AIPRP a participé à l'atelier annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier, ainsi qu'à divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l'AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance et sur des outils qui aideront à améliorer les normes de service dans leur domaine.

En outre, le BST offre un programme d'orientation destiné aux nouveaux employés. Le bureau de l'AIPRP a préparé et présenté deux (2) séances de sensibilisation bilingues en AIPRP à vingt-cinq (25) employés. Le bureau de l'AIPRP offre aussi avis et conseils sur demande, auprès d'individus et de groupes d'employés sur une base informelle.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Au  cours de la période visée, le BST n'a procédé à aucune mise à jour importante aux politiques et lignes directrices relatives à l'accès à l'information. Toutefois, en réponse à un avis du Commissariat à l'information, le BST a documenté et mis en œuvre une approche plus systématique afin de traiter les demandes d'accès à l'information visant la divulgation des déclarations de témoins.

7.0 Plaintes et enquêtes

Deux plaintes déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC) et provenant de  2009-10 et 2010-11 sont toujours non réglées.

La première plainte concerne la décision du BST de refuser l'accès à certains documents en vertu des articles 16(1) et 19(1) de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) en réponse à une demande pour obtenir copie des rapports produits et les documents concernant un événement toujours sous enquête. Après une réunion avec le CIC, le BST a consulté divers témoins conformément à l'article 19(2) de la Loi en vue d'obtenir l'autorisation de communiquer leurs déclarations. Le BST n'a pas encore reçu les réponses relatives à ces consultations.

La deuxième plainte est liée à une demande pour obtenir une liste de documents concernant un événement datant de 1996. Le demandeur a allégué que certains documents auraient dû être rendus disponibles par le BST. Après une rencontre avec l'enquêteur du CIC, une recherche exhaustive a été réalisée au cours de la laquelle des documents complémentaires ont été identifiés, lesquels avaient été retenus en vertu de l'article l9(l) de la Loi. Par la suite, le CIC a formulé un avis au BST à l'effet que, conformément à l'article l9(2) de la Loi, un effort devrait être fait afin d'obtenir l'autorisation de divulguer les déclarations de témoins. Les services juridiques du BST ont rédigé une réponse aux recommandations du CIC et nous sommes toujours en attente des commentaires de l'enquêteur du CIC responsable du dossier.

Une nouvelle plainte a été reçue du CIC au cours de l'exercice 2011-12.

La plainte allègue que le Bureau de la sécurité des transports du Canada  a incorrectement appliqué des exemptions, de manière à refuser injustement l'accès à des documents, ou des portions de ceux-ci, demandée en vertu de l'accès à l'information, et que l'institution a omis de fournir tous les documents pertinents à la demande. Le CIC n'a pas encore assigné d'enquêteur, ni demandé aucune documentation relativement à cette plainte. Le BST a contacté le CIC pour obtenir des instructions supplémentaires, mais il nous a été conseillé d'attendre que le CIC procède à une évaluation plus approfondie des mesures à prendre.

8.0 Appels devant la Cour

Il n'y a pas eu d'appel devant la Cour pendant la période visée par le présent rapport.

9.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l'annexe B.


Annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir

Délégation de pouvoir

Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et en tant que « responsable d'institution fédérale », la Présidente délègue les pouvoirs jugés nécessaires pour l'administration des programmes aux personnes qui occupent les postes d'Administrateur en chef des opérations, de directeur général des Services intégrés et de gestionnaire de la Division de la gestion de l'information ou aux personnes occupant à titre temporaire ces postes désignés.


La version originale a été signée par

Wendy A. Tadros
Présidente

Date : Le 25 janvier 2010

Annexe B – Rapport statistique

première image du rapport statistique deuxième image du rapport statistique troisième image du rapport statistique quatrième image du rapport statistique cinquième image du rapport statistique sixième image du rapport statistique septième image du rapport statistique